グッドトランクニュース
2018/10/30
トランクルーム活用例
書類整理
豆知識

仕事が出来る人は書類整理から違う!仕事が効率良く進む驚きの書類整理アイデア!

せっかくはりきって仕事をしようと机に向かっても、整理整頓ができておらず書類がばらばらになっている机では、スムーズに仕事を進めることができません。
反対に、すっきりと書類が整理されていれば、必要な書類を探しやすく、効率よく仕事を進めることができます。
書類整理がきちんとできることは、仕事ができる人間になることにつながるといえるでしょう。
そこで、仕事をスムーズにしやすくするための書類整理の仕方について紹介します。

書類整理の基本!オフィス机の使い方を工夫した書類整理方法!

机の上の書類を整理するにあたっては、まず、書類を必要なものとそうでないものとに分けることから始めます。
必要でない書類は思い切って処分しましょう。
そして、必要な書類は現在進行形で使う書類とそうでない書類とに分けます。
現在進行形で使う書類は、いつでも使いやすいように机上に置くようにしましょう。
その際、ディスプレイボードやデスクポケットといったツールを使って収納すると、机上の空間を有効活用できるので便利です。
次に、必要な書類の中でも現在進行形では使わない書類は引き出しに収納しましょう。
その際も、使う頻度別に入れる順番や場所を工夫すると、必要な書類が取り出しやすくなります。
たとえば、よく使う書類は引き出しの手前に入れたり、業務カテゴリーごとに分けて並べたりすると、分かりやすく収納でき、使いやすいです。

クリアファイル・フォルダを利用した書類整理の方法について

書類整理は、一目で分かりやすくすることが大切です。
そこで、見やすく、使いやすい書類整理のためにクリアファイルやクリアフォルダを利用しましょう。
透明なものや色付きのものを使って、種類ごとに色分けすると区別が付きやすくなります。
現在進行形で使う書類をクリアファイルに入れたら、机上の奥のスペースに縦置きできるボックスを用意し、そこに立てて置くようにしましょう。
横向きで下から重ねて置いてしまうと、どんな書類が重ねられているのか一見しただけではわかりづらくなってしまいます。
また、下のほうにある書類が取りづらくなってしまい、業務効率が下がります。
机の引き出しに保管する書類も、クリアファイルやクリアフォルダに入れておくと、さっと取り出せて便利です。
特に、急な会議が入ったときなどでも、ファイルをさっと取り出すだけで準備ができるので効率的です。

折り畳みボックスを使った書類整理方法について

必要ではあるもののすぐには使わない書類や量が多い書類は、折り畳みボックスで整理すると便利です。
ファイルよりは場所を取るので、袖机の一番下などにスペースを空け、そこに収納するとよいでしょう。
書類を仕分けしたら、グループごとに折り畳みボックスに入れます。
あらかじめファイリングしたものを並べて入れるのもよいでしょう。
ファイルにはインデックスシールを使って見出しを付けておくと、取り出しやすくなるので楽です。
折り畳みボックスには紙製、プラスチック製、不織布などさまざまな種類があります。
保管する書類のサイズや量によって使い分けるようにしましょう。
折り畳みボックス自体は、畳んで保管できるので場所を取りません。
いくつかストックしておくと、いざというときの書類整理に役立ちます。

どうしてもスペースが足りない場合はトランクルームが便利!

書類を必要なものとそうでないものとに仕分けする際、迷ったものは「保留」にしていったん別スペースに置いておく必要があるでしょう。
また、使う頻度は少ないもののいざというときに必要な書類や、法律によって保管が義務付けられている書類もあります。
こうした書類は、年度を重ねるごとに量が増えるため、オフィス机周りに置いていては場所を取るものです。
そこで、どうしてもスペースが足りないときは、トランクルームを利用してみましょう。
社外にあるトランクルームを借りて保管すれば、オフィスで場所を取らずに必要な書類を保管できます。
オフィスの近くにあって、24時間365日、好きなときに出し入れできるトランクルームを探してみるとよいでしょう。
トランクルームを利用すれば、いつでもすっきりと整理整頓されたオフィスで効率よく仕事を進めることができます。

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