グッドトランクニュース
2018/11/01
書類収納
書類整理
豆知識

書類の分別には箱がおすすめ?タイプ別書類整理方法について!

必要のない書類はその都度処分していても、いつの間にか増えて整理整頓が追い付かないという悩みを持つ人は少なくないはずです。
たくさんある書類のなかから必要なものを見つけ出すのは手間と時間がかかるので、うまく整理整頓をしたいもの。
とはいえ、整理整頓グッズはたくさんあるので、どれをどう使えばよいのか迷ってしまいます。
そこで、今回は収納グッズ別のアイデアを紹介していきます。

書類の分別には複数の箱とファイルを使い分けよう!

書類を整理する前に、まず「必要ないもの」「頻繁に使うもの」「保管しておいたほうがよいもの」「すぐに判断できないもの」に分けます。
電子データがあるものや、頻繁に見ることはなく再入手できるものなどは処分してしまうのがポイントです。
それ以外の書類は複数の箱とファイルを使い分けて保管しましょう。
たとえば、進行中の仕事の資料など頻繁に使うものはファイルに入れて、デスクの上などすぐに手の届く場所に保管します。
このとき、案件別に異なるファイルを使用し、立てて置くと必要な書類を探しやすくスペースもとらないので便利です。
保管しておいたほうがよいものと、すぐに判断ができないものも種類別にファイルに入れて、それぞれ箱に収納します。
ちなみに、ファイルを利用するときは見出しをつけることが大切です。
なぜなら、見出しがあれば書類が探しやすいだけでなく、不要になったものもすぐに見分けられるからです。
箱に入れて保管するときはファイルを上に重ねていくのではなく、見出しが見えるように立てて入れます。

書類整理におすすめの収納箱・ボックスとは?

デスクの上で保管するファイルは、ファイルボックスを利用すると便利です。
仕切りのついたタイプなら、種類別に分けて入れられるので使い勝手がよいでしょう。
デスクの上には何も置きたくないという人は、取っ手のついたファイルボックスに収納し、引き出しに保管するという方法があります。
取っ手がついているタイプなら引き出しから取り出すのも簡単です。
ファイルを保管する収納箱は、組立式のタイプなら無駄なスペースをとりません。
組立式といっても工具を準備することなく、簡単に箱になるものがあります。
特に、必要かどうかをすぐに判断ができないものがいつもあるとは限らないので、必要のないときは箱を折り畳んで収納しておけるのです。
また長期間保存するとなると、蓋付の箱でなければほこりが積もってしまいます。
とはいえ、たくさんの箱をいくつも開けて確認するのは大変なことです。
そこで、透明タイプの箱なら、わざわざ蓋を開けることなく、なかの書類を確認できて便利です。

箱を使って書類整理をする時は「時間別」で分けてみよう!

たとえば、保管しておいたほうがよいものは年度別や月別に箱に入れ、その箱に年度や月を記入しておけば一目でいつの書類かわかります。
さらに、その箱のなかでも右から古い順番に入れるなど、時間がわかりやすいように保管すると、より安心です。
すぐに判断できないものは1カ月や3カ月など、保管しておく期間を決めて付箋に保管期間を書き、ファイルに貼ってから箱に入れましょう。
書類がたくさんある場合は、保管の期限が近いもの同士をまとめて同じ箱に入れておくとチェックをしやすくなります。
ただし、不要な書類をためこまないためにも、定期的にチェックする習慣をつけることが大切です。

書類整理にお困りならトランクルームがおすすめ!

定期的に整理整頓をしていても、年数が経てば経つほど書類は溜まっていくものです。
書類を保管する部屋がない場合、オフィスの一角に収納箱を重ねなければなりません。
それでは見栄えが悪いだけでなく、せっかく整理した書類を探すのも一苦労です。
そこで、トランクルームを活用するという方法があります。
普段は使用しないものの、保管しておかなければならないという書類はトランクルームで保管するのです。
トランクルームを利用すればオフィス内のスペースを有効活用できますし、必要な書類を見つけやすくなります。
ファイルや収納箱をうまく利用しつつ、オフィスのスペースもすっきりさせましょう。

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