グッドトランクニュース
2018/10/25
トランクルーム活用例
書類整理

書類整理にお悩みの方必見!書類整理で業務効率アップするためのコツとは?

デスクワークをしていると、報告書や手順書、注文書など、いろいろな書類を手にすることになるでしょう。
いつのまにか大量にたまっていて驚いた経験はありませんか。
そのような状態では、業務に支障が出てしまう恐れがあります。
そこで今回は、仕事における書類整理の重要性を説明し、業務効率をアップさせるコツなども紹介します。

書類整理は仕事の効率をアップさせる大切なポイント!

仕事の効率を上げるには、無駄な時間をできるだけ削減することが大事です。
書類に関する作業のうち、書かれている内容について検討したり、適切に処理したりすることは無駄ではありません。
むしろ、時間をかけて丁寧に行ったほうが、アウトプットの質が良くなり、生産性が高まる場合もあります。
また、書類を作成する作業も大切なものが多いです。
契約書などの重要書類は慎重に作成したほうが良いでしょう。
一方、書類を探す作業には時間をかけるメリットが何もありません。
必要な書類をすぐに見つけられると、その分だけ他の作業に割り当てられる時間が増えます。
無駄な時間を削って、生産性の高い業務に回せるということです。
そのため、しっかりと書類整理をしておくことが、仕事の効率をアップさせるポイントになります。

書類整理における基本的なチェックポイントとは?

書類を手にしたら、すぐに収納していくのではなく、いったんデスクの上においてチェックしましょう。
そして、まずは本当に必要であるかどうかを判定します。
書類を見つけにくくなる最大の原因は、量が多くて雑多になってしまうことです。
保管しておく必要のないものは、この段階で処分しましょう。
また、保管の必要があるものについては、機密性をチェックすることも必要になります。
顧客の個人情報が載っている文書を他の書類と一緒に保管しておくと情報漏えいのリスクが高まります。
さらに、共有文書でないことを確認するのも忘れてはいけません。
自分だけが分かる場所に収納しておくと、他の人が必要になったときに困らせてしまう可能性があります。
このようなポイントに気を付けることが、書類整理をするうえでの基本です。

仕事の効率を上げるための書類整理のコツとは?

階層構造を意識して整理することで、仕事で使う書類を見つけやすくなります。
パソコンのフォルダを思い浮かべると分かりやすいでしょう。
たとえば、上位の階層として、発注業務や受注業務など、業務の種類ごとにファイルボックスを用意します。
次に中位の階層として、ファイルボックスの中に、取引先ごとにファイルケースを入れておくのです。
そして、書類の収納が必要になったときは、案件単位でクリアファイルに入れて、該当する取引先のファイルケースに収納していきます。
このようにルールを明確にしておくのがコツです。
どこに収納すれば良いのか迷いませんし、探すときもルールに沿ってたどるだけで済みます。
その他のコツとしては、時系列で整理するという方法もあります。
今後の業務と進行中の業務、完了済みの業務という3段階で収納場所を分けておくというものです。

書類が多すぎて整理が困難な時はトランクルームを利用しよう!

いくら書類を整理しようとしても、業種や仕事内容によっては量が多すぎて追いつかない場合もあります。
保管できるスペースが少ないオフィスの場合は、とりわけ苦労することになるでしょう。
保管しておきたい書類まで、やむをえず処分することになりかねません。
そのような事態を避けたいなら、トランクルームを利用するのが得策です。
オフィスの近くで借りておくと、繁忙期になって急に書類の量が増えたときも焦らずに済みます。
トランクルームを選ぶときは、書類や他に置きたい物の量を考えて、必要な広さを考えましょう。
それだけでなく、設備面に注目することも大事です。
空調管理や警備のシステムがあれば、書類の劣化や紛失の心配が少なくて済みます。
トランクルームを活用することも視野に入れて、仕事の効率をアップさせる書類整理を目指しましょう。

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