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2018/10/04
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溜まる書類も綺麗に整理!書類整理のポイントとは?

ペーパーレスの時代とはいわれるものの、気づくとたまっている書類。
届いた封書や学校からの連絡事項、電化製品の取扱説明書など、身の回りには思いの外書類があふれており、特に子供のいる家庭ではプリント類がどんどんたまります。
さらにオフィスは資料やパンフレットなど、常に整理しないとたまってしまう書類の宝庫。
肝心なときに必要なものが見つからないこともよくあるのではないでしょうか。
必要だけどほぼ使わない、普段必要ではないけど捨てていいのかわからない、そんな困った書類を上手に整理整頓するポイントをご紹介します。

捨てるに捨てられない書類はどうするべき?

書類がたまりにたまっているけれど、必要なものも不要なものもごちゃごちゃに混ざっている、そんな状態の場合は、まず必要か不要かを分別するところから始めましょう。
おすすめなのは書類を仮置きする場所を作ること。
おしゃれなカゴやボックスを用意して、まずは封書や書類などをそこに入れていきます。
すぐには分別ができなくても、時間のあるときにこまめに分別する習慣をつけましょう。
緊急性や重要性の高いものは、すぐに目に付く場所や冷蔵庫などに貼っておけば、大切なことをすぐに確認できて忘れません。
そして、いらない書類を処分してしまえば、必要だけれど急を要しない書類だけが残ります。
それらを銀行、保険、学校、オフィスなら取引先別、業者別、請求書、納品書などのカテゴリに分け、書類の収納ボックスやファイルなどに保管しておけば、急に必要になったときでもすぐに在処がわかります。
近々必要な書類や、カテゴリ分けにどうしても迷ってしまう書類などがあれば、「後で整理」や「保留」というカテゴリを用意しておくと便利です。
書類の収納には、引き出し、トレー、バインダー、インデックスを入れた書類ボックスなどいろいろなタイプがあるので、使いやすいものを選びましょう。

書類のおすすめ収納術

重要な書類は目につくところに貼るのがよいとはわかっていても、何枚も目につくところに貼れば見た目がごちゃついてしまい、結局は片づいていない印象になってしまいます。
おすすめなのは、よく目にはつくものの、一見すると見えない場所に貼ることです。家具の陰やよく使う棚の扉の裏など、パッと見では気づかない場所が最適でしょう。
保管しておく書類を上手に収納するための最大のポイントは、よく使う書類は取り出しやすい場所に、取り出しやすく入れておくことです。
一度出したものを元の場所に戻すのが面倒になる収納方法にしてしまうと、せっかく整理しても散らかりやすくなります。
A4サイズの書類の入る引き出しや、縦置きしてインデックスで分類できるボックス、複数のファイルを一箱に入れておけるボックスなどが便利です。
インテリアを邪魔しない色合いのシンプルな収納ボックスで統一すると、整然と片づいている印象になります。
クローゼットの中に書類コーナーを作れば、扉が目隠しになるのでおすすめです。
逆に使用頻度の低い書類は、ファイルなどに入れて、出し入れしにくい場所にしまっておくことができます。

あまり使わない書類はトランクルームの活用も

あまり必要になることはないものの捨てることはできない、そんな書類が大量にあってどうしても家やオフィスの場所がとられてしまうときには、トランクルームの活用を検討するのもいいでしょう。
トランクルームというと大がかりな印象があるかもしれませんが、コンパクトなトランクルームや、宅配で送るだけのタイプなどさまざまなサービスがあります。
収納したい書類の容量に合ったタイプを賢く利用すれば、最低限のコストでも家やオフィスをすっきりさせることができるでしょう。
トランクルームを使用する際にはその環境を把握し、リスクに対する対処をしておくことが必要になります。
書類、つまり紙の性質上、日焼けや湿気、虫食い、カビなどは大敵なので、トランクルームは屋内のものが理想です。
湿気や虫対策には、乾燥剤や防虫剤などを必要に応じて使いましょう。
中のものを出す必要がなくても、時々状態をチェックしにいくのがベターです。
また、何も書いていない箱にただ書類を詰め込んでしまうと、どこに何が入っているかわからなくなります。
あらかじめ分別をしておきわかりやすく収納しておけば、何かが必要になったときにすべて出して探す必要がありません。

重要度や使用頻度に応じて書類の整理を

重要度や使用頻度に応じて書類を分別し、収納場所を分けてたり決めたりしておくとスムーズになります。
一番取り出しやすい場所に収納しておくべきなのは、使用頻度の高い書類です。
頻繁に出し入れをするものは戻しやすい場所にしておかないと、散らかる原因になります。
家ならリビング、オフィスなら棚に書類用の引き出しやファイルボックスを置いておくと良いでしょう。
家電の取扱説明書は、いざ使おうと思うときにすぐ出せる場所に置きたい書類の代表格です。
重要度の高い書類というと、家の権利書や各種契約書、保険や経理の書類などが考えられますが、使用頻度はそれほど高くないものが多いはずです。
ただ、このような書類は普段は使わなくてもトラブルがあったときに必要になります。
そのため家族や社員全員がどこにあるのかを把握しておけるのが理想的です。
大切な書類はしっかり一ヶ所にまとめ、出し入れはしやすくなくてもわかりやすい場所に収納しておくと良いでしょう。
一定の時が経つと、保管している書類の重要度や使用頻度も変化します。
終了した行事のプリント、期限の切れた保証書などを時々チェックし、不要なものを適宜処分することですっきりします。

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