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2018/09/28
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書類を溜めない!仕事効率アップのための3ステップ書類整理法

目の前の仕事をこなすことに専念していると、いつの間にか整理されていない書類がたまっている、なんてことはありませんか。
いつか片付けようと思っているうちに、どんどん書類は増えていき、ついには必要な書類の所在まで分からなくなることも。
常にデスク周りが綺麗に片付き、必要な書類がすぐに探し出せれば、今よりもっと仕事がスムーズに進むはずです。
今回は書類をためないための、3ステップの書類整理法をお伝えします。

仕事の大敵・乱雑な紙の山!書類整理をしないと起こるデメリットとは?

整理できていないことの問題点はまず、書類を探す「余計な時間がかかる」ことです。
必要な書類が出てくると、一旦仕事を中断して探す必要があります。
書類が必要になるたびに仕事を中断していれば、仕事の効率が下がるのも必然といえるでしょう。
効率どころか大切な書類が埋もれてしまい、重大な問題に発展してしまう可能性もあります。
また、単純に「机が汚くなる」というのもデメリットの一つです。
「いやいや、デスクが汚くても自分では気にならないよ」という方もいるかもしれませんが、周りはどうでしょうか。
もしかしたら仕事の管理もできない、だらしない人なのではないか?とマイナスの印象を持たれているかもしれません。
しかし、裏を返せば書類の整理整頓ができていれば、仕事を効率よく進められ、周りからの印象も良くなるといえるのではないでしょうか。

【書類整理ステップ 1】不要な書類は廃棄する

書類が山になる原因の一つに、書類の全体量が多すぎるということがあります。
100の書類を整理するよりも、30の書類を整理した方が絶対に楽ですよね。
整理を始める前に、不要な書類はまず廃棄しましょう。
仕事が一区切りして実は不要になっていたり、内容が同じ書類が2セットあったり、意外と不要な書類は多いはず。
書類は不要になる都度、廃棄するように心がけましょう。

【書類整理ステップ 2】必要な書類を分類・規格化する

書類の全体量を減らし終わったら、書類を仕分けしていきます。
まず、仕事の段階で分けていきましょう。
例えば案件の進行度合いによって「案件進行中」「保留案件」「終了案件」などの3つに分けます。
さらに案件ごとに分類をして、それを時系列順に並べていきます。
もしくは「見積もり」「スケジュール」など、書類の内容ごとに分類して規格化を行いましょう。
こうすることで、書類が必要なときにはまず分類したカテゴリーを探せば良いので、格段に探しやすくなります。

【書類整理ステップ 3】書類を分かりやすく収納する

市販のファイルやボックス、付箋を利用して、書類を収納しましょう。
あとで探しやすいように、必ず内容と日付の概要をファイルやボックスのラベルに記入して、中を確認しなくてもいつのどんな内容の書類が入っているかが分かるようにします。
また、Webで配布されている無料のラベルデザインなどを利用しておしゃれなラベルを作れば、整理整頓が楽しくなるかもしれません。
ファイルには保存期間を設けて、一定期間が経ったものを廃棄するサイクルを作れば、長期間に渡って書類がたまることを防いでくれます。

デスク周りがスッキリ!書類整理をして実感できるメリット

書類整理を行うことで、探す時間を短縮することができます。
さらに書類が見つからないストレスからも解放されるため、時間的にも精神的にもゆとりが生まれます。
また、デスク周りが片付いていることで、自分が快適に仕事を行えるのはもちろん、周りからも「自分の仕事をしっかり管理できている人だ」という良い印象を持たれるはずです。

長期保管書類の収納にはトランクルーム利用がおすすめ!

書類整理の方法を挙げてきましたが、いくら書類整理をしても、書類を0にすることはできないので、時間の経過とともに書類は増えていきます。
また、今すぐに使わないとしても、保管義務などがあり廃棄できない書類もあるでしょう。
スペースには限りがあり、手元で保管しておくには限界があります。
そこで、整理しても増えていく書類や、手元に置いておくにはスペースを取る書類の管理には、トランクルームを利用して収納しておくことがおすすめです。

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