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2018/09/25
収納術
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書類整理

書類整理の苦手克服!収納のコツとは?

職場ではいろいろな書類を手にしますが、きちんと整理整頓するのは難しいですよね。
また、収納のルールが決まっていないと混乱することもあるでしょう。
その結果、必要な書類が見つからず、書類探しのために余分な労力を使うかもしれません。
そうならないためには、効率的な書類整理方法を知り、みんなで共有することが大切です。
ここでは、職場において、苦手な書類整理を克服する収納のコツについてまとめました。

必要な書類かどうかを見極めよう!

書類整理をするときは、スッキリした収納を目指すことが大切です。
そのためには、必要な書類かどうかを見極めることから始めましょう。
仕事で使う書類にはいろいろなものがあり、うっかり処分すると大変な目に遭います。
特に、再発行が難しい書類は、なくさないように細心の注意を払う必要があります。
しかし、何もかも残しておいた結果、不要になった書類までため込んでいるかもしれません。
あまりにも書類が多いと、デスク周りが片付かないだけでなく、気分がいらいらすることも少なくありません。
そうならないためにも、定期的に書類整理を行いましょう。
ただし、廃棄するときはシュレッダーをかけるなど、書類の取扱いは慎重にすることが大切です。
また、プロジェクトが終わった後にも保存が必要な書類もあります。
そのため、自分で判断しないで上司の判断を仰ぐようにしましょう。

案件や進行状況別に分類しよう!

仕事を効率的に進めるためには、関係書類がどこにあるか把握する必要があります。
そのためには、案件や進行状況別に分類することや、どのような書類か一目でわかるように見出しをつくることも大切です。
見出しのタイトルも重要な役割を持っています。
たとえば、書類に案件を付けるときは、取り掛かっているプロジェクト名を使うと把握しやすくなります。
取引先相手企業名や、プロジェクトの期間も忘れずに記載しましょう。
書類を進行状況別に分類するときは、あまり細かく分けると却って混乱してしまいます。
現在進行中の案件を中心に、時系列で分けるとよいでしょう。
終了した案件の関連書類は別の場所へ移しますが、先で使う可能性がある書類は残しておくことがポイントです。
対象の書類がわかりやすい見出しを考えるとよいですね。
書類整理をするときは、ほかの人が見てもすぐに把握できる状態にしておきましょう。
自分が休みのときに、取引先から問い合わせがあるかもしれません。
職場で書類整理をするときは、部署内で情報を共有することはもちろん、迅速な対応ができることが必要だからです。

使用頻度で収納場所を決めよう!

書類の保管に際しては、使用頻度によって収納場所を決めることが大切です。
日常的に使う書類は、すぐに手が届く範囲に置くとよいでしょう。
進行中の関係書類は、デスクの上に立てておくとスムーズに取り出せます。
ほかの人が必要なときにも探しやすいメリットがあります。
デスクの引き出しも収納に一役買います。三段の引き出しの場合、取り出しや収納に便利なように中身を工夫しましょう。
一段目と二段目の引き出しは浅いため、筆記用具などの細かいものが入れられます。
引き出しの中を大まかに仕切るのもよいですね。
三段目の引き出しは深いため、終了直後の関係書類などが保管できます。
立てて保管できる書類は、背表紙がわかるように立てるとよいでしょう。

ボックスやファイルを活用しよう!

書類を保管するときは、ボックスやファイルが役立ちます。
特に、クリアファイルは中身がわかりやすいため、進行中の案件に関する書類保管に使うとよいでしょう。
緊急性の高い案件は、クリアファイルの色を変える方法もあります。
書類の大きさはA4サイズが一般的ですが、それよりも小さい書類もA4サイズのファイルを使います。
ボックスがあると、ファイルを立てて置くときに重宝します。特に、薄いファイスの収納にはおすすめです。
終了した案件の書類は、クリアブックやファイルにまとめましょう。
そのとき、案件ごとに使い分けることがポイントになります。
また、関係書類がほかの書類に紛れ込まないように、きちんと確認することが大切です。
確認する機会が少なくなった書類は、ダンボール箱などに入れて保管庫などに収納します。
そのとき、年度ごとにまとめるなど、管理がしやすくなるように工夫しましょう。

保存用書類はトランクルームへ!

仕事で使う書類は年々増えていくため、オフィス内での保管が困難になることがあります。
しかし、重要な書類も多く、安易に廃棄できないことも大きな悩みです。
そのような場合、書類を保管する場所としてトランクルームを使う方法があります。
オフィス内をスッキリさせるためにも、トランクルームを有効活用してはいかがでしょうか。

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