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2021/03/30
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ミニマリストは書類をどう整理する?捨てる判断方法や分類のコツを紹介


普通に生活しているだけでも書類は次第に増えていきます。捨てられないものもありますが、何も対策せずにいるとかさばってしまい、部屋が雑然とした状態になりやすいです。そのため、どうすれば散らかることを防げるのか悩んでいるケースも多いでしょう。そこで今回は、書類整理についてミニマリストが実践しているような方法を紹介します。

1.書類をきれいに分類する方法


書類整理の最初のステップは、処分するものと保管するものを分けることです。捨てられない書類が多いと感じていても、よくチェックすると必要なものは意外と多くありません。以下に挙げる項目に該当しない書類は、思い切って処分しましょう。不動産や保険などの契約書は、契約の事実を証明する大事なものです。マイナンバーカードや年金手帳のような公的な書類も、社会保障制度の利用などに関わるので捨ててはいけません。これらは紛失しないように、しっかりと保管しておく必要があります。

家電製品の保証書は修理や交換の際に求められますし、子どもが通う学校や習い事の書類も後で使うことが少なくありません。ただし、家電製品の保証期間は1年であることが多いですし、学校や習い事の書類も進級すれば不要になるのが一般的です。したがって、1年後などに処分すると決め、期間限定で保存しておくと良いでしょう。また、大切な人からの手紙や子どもが描いてくれた似顔絵などは、いつまでも捨てられないという人が多いです。しかし、そのスタンスでいると思い出の品は増えていく一方になってしまいます。そのため、収納ボックス1個に入る分だけ残すなど、上限を設定して管理していくことが重要です。

2.書類をきれいにまとめる方法

書類の分類が終わったら、保管する分をきれいにまとめましょう。ここではミニマリストが実践するような手段として、「ファイルにまとめて管理」「スキャンしてクラウド管理」の2点を説明します。

2-1.ファイルにまとめる

単純に積み重ねておくだけでは整理したことになりません。ファイルを用意して収納することが管理の基本となります。その際のポイントは、分類した種類をさらに細かく分けることです。会社やサービスといったカテゴリごとに仕分けして、その内容を記した一覧表を作成します。そして、一覧表を参照しながら、記載されている順番どおりにファイルに書類を入れていくのです。ファイルのポケットごとに書類のカテゴリを決めておくと、所望のものを探しやすくなります。

また、ファイルの中身を定期的に見直していくこともコツの一つです。新たな契約を結ぶなどの状況の変化により、1年も経てば必要な書類は変わってきます。ですから、少なくとも1年単位で書類の処分と追加を行い、それに合わせて一覧表もアップデートしていきましょう。

2-2.スキャンしてクラウド管理する

書類をデータ化してクラウドに保管することも有効な方法です。紙の状態で残さなくてもよい書類に関しては、スキャンをした後に捨てることで、収納に必要なスペースと手間をカットできます。さらに、長い年月が経っても、データは紙のように劣化しないことも大きなポイントです。書類の日焼けや破損を警戒しなくても大丈夫ですし、基本的には自分で消去しない限り残り続けるため、紛失してしまうリスクもありません。また、クラウドの機能を用いて名前や保存日などで検索すれば、所望の書類を簡単に見つけられます。さらに、自宅ではパソコンで管理して、外出先ではスマートフォンで閲覧するといった柔軟な運用も可能です。

書類を賢く整理してスッキリした居心地の良い部屋に

乱雑に書類が保管されている部屋は、見た目が悪いだけでなく居心地も良くありません。ですから、書類をできるだけ処分して、残った分をきれいに整理することが大切です。そうすれば、スッキリして過ごしやすい部屋になりますが、「必要な書類がたくさんある」「書類以外にも散らかりがちなものが多い」という場合は実践しにくいケースもあります。そうであれば、自宅外に保管できるトランクルームの利用も検討してみましょう。

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